La administración del Portal está basada en roles (administrador de usuarios, administrador del centro, coordinador tic, director…) que permiten realizar tareas de administración concretas y pueden ser delegados a otros usuarios para descentralizar y distribuir de forma eficiente las tareas de administración. Los roles son un conjunto de propiedades o características que pueden ser asignadas a cualquier usuario del centro.

La Gestión de Usuarios en EducaMadrid se realiza a través de una herramienta a la que sólo tienen acceso los usuarios con el privilegio (rol) correspondiente. Dicha herramienta permite la creación y modificación de usuarios, así como el borrado de los mismos.

La herramienta de Gestión de Usuarios es accesible por cualquier usuario que disponga del rol de administrador. Adicionalmente, esta herramienta tiene un avanzado sistema de autorización, que permite filtrar el acceso a las distintas funcionalidades y la edición de sólo un determinado conjunto de usuarios.

Es posible delegar el rol de Administración de Usuarios a los usuarios creados para permitir que éstos realicen labores de administración de sus usuarios locales y evitar así que un solo administrador tenga que hacerse cargo de todos los usuarios del Portal.

Los usuarios pueden gestionar parcialmente sus datos personales (como la contraseña) a través de la opción “Mi perfil” de su menú de gestión.

Todas las funcionalidades sobre la Gestión de Usuarios están organizadas en una herramienta diseñada a pantalla completa con un menú horizontal desplegable. Este menú consta de las siguientes opciones:

• Alta: agrupa todos los posibles mecanismos para dar de alta usuarios (profesores y alumnos).
• Búsqueda: permite buscar un usuario y editar su cuenta.
• Funcionalidades específicas: altas masivas, operación inicio de curso, profesorado en expectativa de centro…

En EducaMadrid, existen unos modelos de solicitud que tienen que ser cumplimentados por parte de aquellos profesores o alumnos que deseen formar parte de EducaMadrid y tener una cuenta de usuario en el Portal.

En función del usuario al que vayamos a dar una cuenta de acceso al Portal, la herramienta nos presenta un formulario adaptado automáticamente al tipo de usuario seleccionado (profesor o alumno) mostrando sólo las opciones que tienen sentido para el mismo.

Cuando se realiza el alta de un usuario (profesor o alumno) EducaMadrid asigna automáticamente unos valores predeterminados referentes a la cuota de correo, a la cuota del centro de recursos y a la visibilidad de la web personal.

Como es lógico, estos valores pueden ser modificados posteriormente en función de las necesidades particulares de cada usuario.

Así por ejemplo, en el caso de los profesores, los valores de la cuota reservada para el correo están comprendidos en un rango que va desde los 100 a los 500 Mb y, en el caso de alumnos, entre los 100 y los 300 Mb.

Del mismo modo, el rango referido a la cuota de contenidos va desde 0 a 20 Gb en el caso de los profesores y de 0 a 10 Gb en el caso de los alumnos.

Todos los usuarios registrados en el portal disponen de una cuenta de correo personal para su utilización como una herramienta colaborativa más dentro de la comunidad virtual educativa.

Se puede acceder a dicha herramienta tanto desde el propio portal como desde cualquier cliente de correo.

Los niños disponen de una herramienta de correo de funcionalidad limitada adaptada, a nivel de imagen y usabilidad, a su utilización por parte de usuarios de corta edad. Estos alumnos más pequeños sólo pueden recibir correos de usuarios registrados en EducaMadrid, aunque pueden enviarlos a cualquier usuario con una dirección de correo válida.

Es posible en todo momento desactivar temporalmente una cuenta sin perder su información de usuario, de forma que sea posible activarla más adelante. Tanto la cuenta de acceso al portal como la cuenta de correo pueden ser activadas o desactivadas en cualquier momento. La inhabilitación de la cuenta como usuario del Portal supone la imposibilidad de acceder a la zona restringida de EducaMadrid y, por tanto, a ninguna de sus herramientas y funcionalidades (escritorio personal, correo, gestión de contenidos, etc.).

Por el contrario, la inhabilitación de la cuenta de correo no supone la inhabilitación de la cuenta en EducaMadrid. Este usuario puede seguir utilizando el resto de las herramientas y funcionalidades del portal educativo salvo las funcionalidades referidas a la herramienta de correo.

Asimismo, todos los usuarios del portal EducaMadrid tienen a su disposición una web personal que sólo ellos administran. Esta web personal puede ser visible para el resto de usuarios registrados o para cualquier usuario de Internet. Además, el propio usuario puede decidir en un momento determinado que no sea visible.

La administración de la web se realiza a través del enlace “Mi web personal” del menú de gestión. Todos los cambios realizados son inmediatamente visibles por el resto de usuarios, que pueden acceder a la misma utilizando el buscador de usuarios o introduciendo directamente la URL si la conocen.

Para los usuarios más pequeños o menos expertos, la herramienta se compone de un sistema de plantillas predefinidas, que guían al usuario hasta conformar el aspecto final.